home *** CD-ROM | disk | FTP | other *** search
/ BMUG Revelations / BMUG Revelations.toast / Business / Excel / Excel Calender / Read Me < prev   
Text File  |  1987-01-25  |  10KB  |  188 lines
  1. The Excel Calendar-Book Publishing System
  2.  
  3. MOTIVATION
  4.  
  5. When I first got my Macintosh, one of its principal uses was to help me 
  6. organize and manage my time.  Since I did a lot of work on a contract basis, I 
  7. really needed to keep accurate records of how much time I spent doing what for 
  8. whom.  I had a great system worked out using Microsoft File and ThinkTank, and 
  9. since I had a Mac at the office as well as home, it was an entirely on-line 
  10. setup - no need for a paper calendar or appointment book or anything.
  11.  
  12. A few months ago, however, I started a new job with a real consulting firm, and 
  13. now my need to track time this way is even more important than before; and I no 
  14. longer have access to a Mac at the office!  I had to come up with away to keep 
  15. accurate records that was easy to maintain, portable, and (gulp) paper-based.  
  16. The first idea that I got was a very common solution - use one of those fancy 
  17. appointment books made for consultants, lawyers, etc., that has a full page for 
  18. each day.  These pages have special sections for setting appointements and 
  19. planning each day ahead of time, and also for recording activities and progress 
  20. as each day passes - sounded perfect tome.
  21.  
  22. On investigating this idea, however, I found out that the people making these 
  23. books have a real racket going!  The cheapest one I could find that fit my bill 
  24. was over $45.00!  Not a chance, says I, not while I still have a Mac and 
  25. Laserwriter at home!
  26.  
  27. I realized that I should be able to design my own set of pages, and set up my 
  28. Mac to make a calendar book for me, just the way I want it.  And that’s what I 
  29. did.  And that’s what this is.  I hope it proves useful to at least a few.
  30.  
  31. INTRODUCTION
  32.  
  33. The system’s principal function is to simply print a set of pages that can be 
  34. put in a ring binder and used to keep track of things to do and appointments; 
  35. remind you of recurring dates like birthdays, anniversaries, etc.;  and record 
  36. actual work completed and assign charge-back codes to each activity.  It allows 
  37. you to maintain a list of all recurring dates that you want to print on your 
  38. calendar, and will automatically stick them on the page when that date is 
  39. printed.  The calendar is printed in weekly “batches", and the system prints 
  40. the calendar on both sides of the paper.  Each day has its own page with 
  41. sections for a to-do list, notes & memos", and appointments & tasks;  the to-do 
  42. section is used for a-priori planning, and the "Tasks” section for recording 
  43. actual progress.  Tasks & appointments can be recorded in 15 minute intervals, 
  44. from 8:00 am to 6:00 pm.  A page is printed at the start of each week for 
  45. listing things you need to plan for that week;  a similar page can be printed 
  46. for each month as well.    
  47.  
  48. I use the system this way:  I first print out the full year’s monthly planning 
  49. pages, and then I print out the weekly “batches” for the next two months.  When 
  50. the first of these months is past, I print out the third month’s batch.  As 
  51. events come up, I record them on the weekly planning page if they fall in the 
  52. next month or two;  if not, I put them on the “monthly” page.  At the start of 
  53. the week, I transfer items from the weekly page to the to-do section of the 
  54. appropriate date page.  As the week progresses, I check things accomplished off 
  55. in the to-do section, recording the appropriate billing info on the right side 
  56. of each day's page.  Things that I do not complete get transferred to the to-do 
  57. section of the next day.  All of this will make a lot more sense after you 
  58. print your first set of pages;  if you have ever used one of the commercially 
  59. available calendar books like this, it will all be very familiarto you.
  60.  
  61. Since the actual layout of each calendar page is nothing but a formatted Excel 
  62. worksheet, it can be modified to suit your specific whims;  just be sure to pay 
  63. attention to the current page layout and named regions, so you don’t have any 
  64. trouble with the macros.  It should also be very easy to create new pages to 
  65. supplement your calendar book, and add them to the macro system (the macro 
  66. programming is not too sophisticated, but feel free to ask me if you need any 
  67. insights).
  68.  
  69. NOTE:  This version of the application only works with a Laserwriter!  It could 
  70. be modified to work with pin-fed paper on an imagewriter -- in fact, an earlier 
  71. version of it did support both printers, but I cut the IW support out simply 
  72. because this kind of printing on an Imagewriter would take too long to be 
  73. practically useful.
  74.  
  75.  
  76. GETTING STARTED
  77.  
  78. The system uses a rather nice macro-driven interactive front-end that directs 
  79. you through everything, including the printing and changing the paper in the 
  80. printer.  In order to get to this menu and make sure that it works properly, 
  81. you need to set up the system files right when you start using it. After 
  82. unpacking the XLCAL.P3T file (which you obviously have done if you are reading 
  83. this!), you should have the following files:  
  84.  
  85.                File Name           Type
  86.                =========           ====
  87.                 Pages               Excel Worksheet
  88.                 Datelist            Excel Worksheet
  89.                 Calendar System     Excel Macro document
  90.                 Calendars…          Excel “Resume” document
  91.  
  92. The “Calendar” worksheet contains the pages for the weekly batches of the 
  93. calendar book, as well as the monthly planning pages;  “Datelist" contains a 
  94. database for maintaining recurring items to be printed on the daily pages; and 
  95. “Calendar System” contains the macros to control the system operation.  
  96. Obviously, it is important that none of these files be renamed or deleted, or 
  97. else the calendar system will not function properly.  The “Calendars…” document 
  98. is a renamed copy of the “Resume Excel” document thatExcel automatically 
  99. maintains;  by opening this file, Excel will automatically open each of the 
  100. others, leaving you ready to run.
  101.  
  102.  
  103. RUNNING THE MACRO APPLICATION
  104.  
  105. When you have all 3 files open in Excel, simply press Command-Option-m to 
  106. invoke the mini-menu that drives the application.  The menu is simply a dialog 
  107. box that presents you with this message:  
  108.  
  109. “Enter Option: Print [D]aily Pages, Print [M]onthly Pages, Print Date [L]ist”
  110.  
  111. In order to select one of these three options, type the letter that is enclosed 
  112. in square brackets:  “D” for “Print Daily Pages”, “M” for “Print Monthly 
  113. Pages”, or “L” for “Print Date List”.  You can enter the letter in upper or 
  114. lower case, and if you enter an invalid letter, it macro will ask again.
  115.  
  116. An important function that isn’t on the menu is the editing and customization 
  117. of the contents of the DateList file.  This one you can do on your own, using  
  118. standard Excel editing techniques.  The file I included contains all recognized 
  119. holidays for 1987, but you will want to add entries for your list of birthdays, 
  120. anniversaries, company meetings & events, etc.  Do this before printing 
  121. anything.
  122.  
  123.  
  124. PRINTING DAILY PAGES
  125.  
  126. This is the big one - the option that does the real work of the system.  When 
  127. you select this option, the system first asks you for a “Starting Date”, and it 
  128. expects you to enter the date of the Monday for the first week you want to 
  129. print.  The system thinks of weeks as running from Monday to the following 
  130. Sunday, and thats how they are organized in the calendar printout (It was 
  131. defined this way simply because thats the way I like it!).  If you enter a date 
  132. for any day other than a Monday, the system will get annoyed, beep, and ask you 
  133. to try again until it get what it wants.
  134.  
  135. Next, it asks you for the number of weeks you want to print in one shot. What 
  136. happens is this:  the system will print out all the right-hand-side pages for 
  137. all the weeks you specify, and then stop, asking you to reverse the pages 
  138. through the printer. You simply take the stack of paper from the laserwriter’s 
  139. spit-out tray and reload the paper cassette with these pages, head-first (the 
  140. top of the page goes under the little metal clamp) and face-up.  It will then 
  141. print all the left-hand-side pages on the back of the right-hand-side pages, so 
  142. that the pages can be punched and put into the ring binder perfectly arranged.
  143.  
  144. Before it prints each week, however, the system will go to the DateList file 
  145. and look for items to include on the page for each date.
  146.  
  147. Because there is no mechanism for controlling some Print command dialog items 
  148. from within a macro, you will need to check the current settings of the print- 
  149. quality and “preview” option before executing this option; simply issue the 
  150. Print command.  If the dialog settings are the ones you want to use, just click 
  151. “Cancel” and go ahead and select the appropriate print option from the 
  152. mini-menu.  If not, change them to what you want, and click “OK”; cancel the 
  153. ensuing print as soon as possible with COMMAND-PERIOD, and then execute the 
  154. menu option.
  155.  
  156.  
  157. PRINTING MONTHLY PLANNING PAGES
  158.  
  159. This option simply prints the twelve monthly planning pages that can be used to 
  160. maintain a-priori to-do lists for each month.  I use a colored, card-stock 
  161. paper for these pages, so that they act as nice dividers for the ring-binder.
  162.  
  163.  
  164. PRINTING THE DATE LIST FILE
  165.  
  166. This option prints the DateList file contents, setting appropriate print area & 
  167. titles first.  Unlike the other options, this one presents the user with the 
  168. Print command dialog box, so that special print options (such as a page range) 
  169. may be specified.
  170.  
  171.  
  172. FINAL COMMENTS
  173.  
  174. I have found this application very useful, as have several of my friends.  Feel 
  175. free to pass it around as you wish, but please include all the files with any 
  176. copies you make.  If it helps you to save or make any money, please reward my 
  177. efforts by sending me $10.00 (or whatever you think it is worth).  If you are 
  178. just examining the macro code ’cause you write Excel applications yourself, 
  179. sharing your best efforts with me will be reward enough. In any event, I 
  180. encourage your comments and criticism.
  181.  
  182. Bob Pulgino
  183. 1420 “N” Street, NW, #414
  184. Washington, DC  20005
  185. 202/797-0879
  186. CI$ 76174,3377
  187.  
  188. December 26, 1986